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Envío de respuesta automática con Outlook utilizando reglas.

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hace 6 años y 2 meses
Por DanielGarciaAsaThor!

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Envío de respuesta automática con Outlook utilizando reglas.

Buenas tardes, hoy salgo de vacaciones, así que tuve la necesidad de avisar a las personas que no estaré en la oficina porque comienza mi periodo de vacaciones, como son tantas y no todos están en turno, apareció la inquietud de cómo avisar automáticamente la situación.  En mi trabajo se usa el cliente de correo de Microsoft Outlook 2003, y este brinda una serie de herramientas muy valiosas, las cuales permiten realizar dichas acciones, estas son las reglas y alertas, y cuando uno desee puede crearlas y utilizarlas a nuestra conveniencia. 

Realicé lo siguiente.

Primero cree un nuevo correo (CTRL+U)en el cual indique el asunto y el cuerpo del correo de la siguiente forma

Asunto:

Respuesta automática – Ausencia por vacaciones.

Cuerpo del correo

: Buen día:

Informo a Uds., que entre el periodo desde el XX/XX/XXXX hasta el XX/XX/XXXX (indico fechas de inicio y termino), estaré cumpliendo el periodo de vacaciones, cualquier solicitud o consulta, por favor realizar a ZZZ ZZZ(indico el nombre de quien queda en mi puesto) a su dirección de correo [email protected] (indico dirección de correo valida) o puede comunicarse al anexo xxx (indico numero de anexo).  Por su comprensión, Gracias

Atte.

Daniel García AsaThor

Área Desarrollo

[email protected] (mi dirección de correo)

Anexo: XXXX (mi anexo)

Segundo, presionar tecla escape (ESC), para que Outlook pregunte si deseo guardarlo, indico que si, luego voy a la carpeta borradores, aparecerá el correo realizado.

Tercero, una vez en la bandeja de borradores, selecciono el correo de la plantilla creada sin abrir (recuerdan el asunto escrito), vamos al menú archivo>Guardar como y presionamos enter, aparece un dialogo que consulta el nombre que se dará al correo, lo dejamos en una ubicación que podamos acceder rápidamente, colocamos el nombre del archivo (en este caso puse el nombre vacaciones) aunque lo mas importante es que el tipo sea plantilla de Outlook y tabulamos hasta llegar al botón guardar, con esto tendremos nuestra plantilla.

Sin embargo, esto no hace nada aún, la magia de esto lo realizan las reglas, en el menú herramientas, seleccionamos la opción reglas y alertas, con esto aparecerá una  ventana de dialogo en donde por defecto estaremos en nueva regla, presionamos tecla enter para que aparezcan las opciones de regla, aunque jaws indica que se activa con barra espaciadora, esto es falso, funciona presionando enter.

Al seleccionar nueva regla deberemos realizar lo siguiente:

  1. Seleccionar iniciar desde una regla en blanco, tabular hasta llegar al botón siguiente.
  2. Seleccionamos la condición que mas se aplique a nuestra necesidad, en mi caso utilice recibido en un conjunto de fechas y presionar barra espaciadora para verificar, presionamos tab. para indicar los parámetros necesarios, podemos movernos con las flechas arriba o abajo, cuando estemos en la que queremos asignar los valores presionamos barra espaciadora, para que así Outlook nos solicite ingresar los parámetros requeridos dependiendo de la condición seleccionada. Como indique según un conjunto de fechas, esta abre una ventana solicitando la fecha posterior que hay que verificar, tabulamos y aparece la fecha, indicamos desde que fecha serán realizado los procesos de regla, si coloco viernes 11 de febrero, indico que todo lo que sea después de la fecha será aplicada la regla, lo mismo ocurre con el campo anterior pero de manera inversa eso quiere decir de la fecha indicada un día antes acabara la regla.  Tabulo hasta el botón aceptar y luego al cerrarse dicha ventana, tabular hasta llegar a botón siguiente y pulsarlo.
  3. Seleccionar la acción que será realizada con el correo, en nuestro caso, seleccionaremos responder usando una plantilla determinada, tabulamos para editar la descripción de la regla, presionamos barra espaciadora, en el cuadro de dialogo estaremos en una opción que dice Plantillas estándar, seleccionar con flechas la opción llamada plantillas de usuarios en sistema de archivos, presionar tab. y llegara a botón examinar, al presionarlo abrirán un cuadro que solicita un archivo de plantilla, recuerdan donde dejamos el archivo vacaciones, buscar la carpeta y presionar botón aceptar.  Luego tabular hasta llegar a un cuadro de lista en donde aparecerá nuestra plantilla, la seleccionamos y tabulamos hasta llegar al botón abrir y lo presionamos. Al cerrarse la ventana deberemos tabular hasta el botón siguiente.
  4. Ahora si tenemos excepciones las indicamos, en nuestro caso no las necesitamos, funcionan igual a los diálogos descritos en el punto 2 o 3., así que tabulamos hasta el botón siguiente.
  5. indicamos nombre de la regla, tabulamos hasta llegar al botón terminar. En este punto podemos indicar si la regla se aplica inmediatamente o no verificando la casilla Activar esta regla.

Ya tenemos nuestra regla creado, ahora bien, en caso de que solo la hallamos creado, al salir del punto 5, quedaremos ubicado en la ventana de reglas y alertas, tabulamos hasta llegar a la lista de reglas y verificamos la que necesitamos y tabulamos hasta llegar al botón aceptar.

Ahora debemos reiniciar el Outlook y listo, de vacaciones se ha dicho!!!

Nos vemos y espero que puedan experimentar otras opciones de reglas para que comenten sus experiencias.

Todo esto se ve un poco complicado, pero cuando estén en los cuadros de diálogos y logren  navegar en ellos entenderán lo escrito inmediatamente, existe una salvedad de funciones de teclas que JAWS avisa, los botones nueva regla, cambiar regla, copiar, eliminar, subir, bajar, ejecutar reglas ahora, opciones, funcionan con tecla enter y no con barra espaciadora como jaws lo indica.

Adiós!

1 comentario

Gravatar #1. Ernesto Blanco
hace 6 años y 2 meses

Imagino que durante ese tiempo el Outlook deberá estar abierto, no es así? Digo, porque sinó cómo se enviarán los correos. Saludos.

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